Yapay Zekâ Telefon Asistanı

Bu sayfa telefon asistanının bir görüşmede tam olarak ne yaptığını, nerede durduğunu ve hangi işletme için gereksiz olduğunu anlatır. Okumadan önce denemek isterseniz 0282 606 06 35'i arayın: YES.Akademi'nin hattını bu asistan açıyor.

Kavramlar

Sesten sese (speech-to-speech) model

Arayanın sesini önce yazıya çevirip sonra cevabı ayrıca seslendiren eski yapının yerine, sesi doğrudan işleyip sesle cevap veren model. Cevaplar arasındaki bekleme kısalır, konuşmanın sözünü kesmek mümkün olur; görüşme bir menüye değil bir kişiye konuşur gibi akar.

Telefon talimatları

Asistanın bildiği her şeyin yazılı olduğu metin: hizmetleriniz, çalışma saatleriniz, adresiniz, sık sorulan sorular ve nasıl konuşacağı. Asistan bu metinde olmayan fiyatı, tarihi ya da bilgiyi uydurmaz; bilmediğini söyler ya da konuyu size bırakır.

Sıcak aktarma

Asistanın aramayı size bağlamadan önce sizi ayrıca arayıp konuyu kısaca özetlediği, "Bağlayayım mı?" diye onayınızı aldığı ve ancak ondan sonra müşteriyi hatta aldığı aktarma. Telefonu açtığınızda kimin, neden aradığını zaten bilirsiniz; arayan bu sırada bekleme müziği duyar.

Acil geri arama bildirimi

Asistanın çözemediği ve bekleyemeyecek bir durumda size anında düşen uyarı. Görüşme "ilgi bekliyor" olarak işaretlenir; uygulama içinde bildirim gelir, Telegram bağlıysa aynı uyarı Telegram'a da düşer.

Bir görüşmede ne olur?

Asistanın işi, telefonu açan kişinin yapacağı ilk beş dakikalık işi her aramada aynı özenle yapmaktır: karşılamak, anlamak, cevaplamak, not almak ve gerekiyorsa size ulaştırmak. Bir görüşmenin akışı şöyledir:

• Karşılama — asistan işletmenizin adını söyleyerek açar ve yapay zekâ asistanı olduğunu belirtir. Karşılama cümlesini siz belirlersiniz.
• Tanıma — arayanın numarası kayıtlı bir müşteri kartıyla eşleşiyorsa asistan kişiye adıyla hitap eder.
• Cevap — sorular telefon talimatlarındaki bilgiyle cevaplanır. Talimatta olmayan bir şey sorulursa asistan tahmin yürütmez.
• Randevu — randevu isteyen kişiyle tarih ve saat netleştirilir; randevu kişinin kartına ve YES.Social takvimine yazılır.
• Aktarma — konu sizi gerektiriyorsa ve aktarma saatleri içindeyse sıcak aktarma yapılır; saat dışındaysa asistan saatleri söyler ve not alır.
• Kapanış — görüşme bitince yazılı dökümü ve iki cümlelik özeti gelen kutusuna düşer; geri dönüş isteyen arayan işaretlenir ve size bildirim gelir.

Asistan neyi bilir, neyi bilmez?

Asistanın bilgisi, kurulumda sizinle birlikte yazdığımız telefon talimatları kadardır. Muhasebe programınıza, stok sisteminize ya da randevu yazılımınıza kendiliğinden bağlanmaz; bilgiyi oradan değil talimattan okur. Bu bilinçli bir sınırdır: asistanın söyleyebileceği her cümle önceden okunabilir, onaylanabilir ve gerektiğinde düzeltilebilir.

Bazı kurallar her işletmede sabittir ve talimatla gevşetilmez. Asistan talimatta yazmayan fiyat, tarih ya da sıralama söylemez; sayı uydurmaz; garanti vermez. Talimatlar ayda bir (Kişisel Asistan paketinde iki kez) güncellenir; arayanların en çok sorduğu ama asistanın cevaplayamadığı sorular bir sonraki güncellemenin girdisi olur.

Randevu, aktarma ve geri arama: kurallar ve sınırlar

Bu üç işlem asistanın telefonda yaptığı en değerli işlerdir. Neyi nasıl yaptığını baştan bilmek, kurulumda yanlış beklenti oluşmasını önler:

• Randevu — kişinin kartına "sıradaki iş" olarak ve YES.Social takvimine yazılır. Asistan boş saat kontrolü yapmaz ve Google Takvim'e yazmaz. Takvimi dolu işlerde asistanı, randevuyu kesinleştirmek yerine talep olarak alıp onay için geri aranacağını söyleyecek şekilde kurarız.
• Aktarma — belirlediğiniz numarayı, belirlediğiniz saatlerde arar (varsayılan 08:00–23:00). Siz 25 saniye içinde açmazsanız ya da telesekreter devreye girerse asistan görüşmeye döner ve size acil geri arama bildirimi gönderir.
• Geri arama — arayan "beni arayın" derse ya da konu bekleyemeyecek kadar önemliyse görüşme işaretlenir ve size bildirim gelir.
• Gizli numara — numarasını gizleyerek arayan kişiye randevu verilemez ve geri arama kaydı açılamaz; asistan bilgi vermeye devam eder.

Görüşmeden sonra: döküm, özet, müşteri kartı

Her görüşme YES.Social gelen kutusunda "Telefon" konuşması olarak durur: başta aramanın süresi, altında kimin ne dediği satır satır. Üstte iki cümlelik bir özet, arayanın adı ve geri dönüş isteyip istemediği yazar. Numara bir müşteri kartıyla eşleşir; aynı kişi daha önce Instagram'dan ya da SMS'le yazdıysa hepsi aynı kartta görünür.

Görüşmenin sesi saklanmaz; saklanan, yazılı dökümü ve özetidir. Bu, hem depolama hem kişisel veri açısından daha hafif bir yükümlülüktür ve aradığınız bir cümleyi bulmak için kaydı baştan dinlemeniz gerekmez. Konuşmadaki numaraya dokunarak kişiyi doğrudan geri arayabilirsiniz.

Kurulum: numara, talimat, deneme

Asistan bir Netgsm sabit numarasıyla çalışır. Mevcut hattınızı değiştirmeniz gerekmez: operatörünüzün çağrı yönlendirme ayarıyla gelen aramaları bu numaraya yönlendirebilir ya da yeni numarayı doğrudan duyurabilirsiniz. Hat bağlantısını, talimatları ve aktarma ayarlarını biz kurarız; test aramalarıyla birlikte deneriz.

Bir görüşmenin üst süresi ayarlanır (varsayılan 8 dakika, en fazla 15 dakika); asistan sona bir dakika kala konuşmayı toparlar. Hatta uzun süre ses gelmezse "Orada mısınız?" diye sorar, cevap gelmezse vedalaşıp kapatır. İlk görüşmeden asistanın telefonu açmasına kadar geçen süre yaklaşık üç haftadır.

Telefonu kim açıyor? Dört yaklaşım

Hangi durumda ne yapmalı?

Bu konuda neler yapıyoruz

Sık sorulan sorular